Los procesadores de textos:

Para escribir cualquier tipo de documentos, hasta hace relativamente poco tiempo, se ha utilizado lápiz y papel. Pero surgían bastantes problemas debido a la distinta caligrafía usada por personas. Esto podía hacer que la lectura de un escrito no fuera lo rápida que se quisiera e incluso que hubiera problemas de interpretación por una mala legibilidad de la letra. Frente a esto, debemos destacar una ventaja de la comunicación escrita a mano y es que, la caligrafía es propia de cada persona, y se convierte en algo may personal.
Actualmente, la tendencia es la de sustituir la maquina de escribir por un programa de computadora que facilite este trabajo: procesador de texto. La gran ventaja de este frente a la maquina de escribir es el ahorro de tiempo y esfuerzo que puede suponer, al no tener que repetir textos ya introducidos y poder cambiar y corregir un documentos ya creado. Permite guardar el texto escrito en un fichero que se puede recuperar posteriormente para realizar las modificaciones como se quiera, e imprimir el número de copias que se necesiten. También la presentación puede llegar a ser muy superior a la del escrito por maquina de escribir, ya que podemos trabajar a nivel de documento completo y no solo de pagina. Además, con el procesador de texto, tenemos la posibilidad de contar con diccionarios de verificación ortográfica.
El software que permite a la computadora la composición y el tratamiento de textos es lo que se conoce como procesador de textos.
En el mercado existen numerosos procesadores de textos, como wordstar, Word perfect, amigro, Word, etc. Todos ellos con la misma finalidad y, aunque entre ellos existen diferencias, hacen básicamente lo mismo. Las diferencias radican en la forma en que realizan las distintas tareas.
Se ha elegido el procesador de textos Microsoft Word por ser el mas usado, para ser el mas usado, para analizar el proceso que hay que seguir para la creación y el tratamiento de un documento de características sencillas y las propiedades de la computadoras como nuevo instrumento de trabajo.
El poner en marcha el Microsoft Word, o cualquier otro programa de tratamiento de textos, es como introducir una hoja de papel en papel en blanco en una maquina de escribir convencional. Las pantallas de edición de los personajes de los procesadores de textos constan de una zona de escritura llamada pantalla o ventana de edición, que corresponderían a la hoja de papel en el método manual; el cursor o punto de inserción de caracteres, que nos indican la posición y va moviéndose a medida que se insertan nuevos caracteres y, rodeando la ventana, una zona de dialogo donde la persona se comunica con la computadora.
Cuando hablamos de dialogar o comunicarse con la computadora significa efectuar acciones sobre los botones, palancas, menús del procesador, etc., interpretar sus respuestas, ejecutar otras acciones, volver a interpretar las respuestas y así sucesivamente.
De esta forma, la zona de dialogar la componen: la regla, semejante a la de la maquina de escribir, que permite apreciar la distancia que existe en los márgenes; la barra de herramienta general, llamada barra de herramienta estándar, porque esta formada por botones con los que acceder rápidamente a distintas funciones y utilidades de que dispone el procesador; la barra de herramientas para formatos, llamada así, ya que consta de botones para aplicar distintos tipos de formatos al documento, y las barras de desplazamiento, utilizadas para mover verticalmente el documento, así como lo hace la rueda de carro de la maquina de escribir. El movimiento vertical permite cambiar de hoja automáticamente al llegar al límite de la página.



LA EDICION DEL TEXTO: PRINCIPALES COMANDOS

TIPO DE LETRA Y TAMAÑO
El tipo de letra y tamaño se pueden modificar si se hace clic con el ratón en el botón que indica fuente, al posicionarse sobre el. En este momento aparece un menú desplegable con todos los tipos de letras que se pueden elegir: arial, times, courier, etc. Para seleccionar un tipo de letra determinado hay que situarse sobre el utilizando las flechas de cursor o el ratón. Una vez elegido se pulsa la tecla de aceptación “intro” o se hace doble clic con el ratón sobre el tipo de letra seleccionado. El doble clic consiste en pulsar dos veces seguidas al botón izquierdo del ratón en un breve espacio de tiempo.
Para seleccionar el tamaño de la letra se procede de una forma similar. En este caso se pulsa el botón que indica el tamaño fuente.
Estas tareas también se pueden realizar después de haber realizado el texto, sin necesidad de borrarlo. Para ello, primero se selecciona el texto que se quiere cambiar, después se indica el tipo deseado y, por ultimo, se anula la selección del texto moviendo el cursor.

SUBRAYADO, NEGRITA, CURSIVA
En el texto de la carta aparece el nombre de la empresa subrayado y en negrita para realzarlo.
Si el texto aun no esta escrito, el subrayado se consigue dando la orden al pulsar con el ratón en el botón correspondiente que aparece en la barra de herramienta formato, escribiendo después el texto que deseamos destacar y, para finalizar quitar la orden, pulsando de nuevo dicho botón.
Si queremos subrayar un texto que ya esta escrito, primero tenemos que seleccionar ese texto, después pulsar ese botón correspondiente al subrayado y anular la selección del texto.
Estos mismos pasos son los que debemos seguir para poner en negrita o en cursiva un texto, salvo que los botones que pulsaremos serán los destinados a estos fines.

ALINEACION
En la barra formato encontramos los iconos que muestran los distintos aspectos que pueden tomar el contenido del documento o el conjunto de caracteres que forma el bloque del texto. Posicionándose con el ratón sobre estos iconos, aparece un breve mensaje indicando la función que realiza cada uno de estos botones.
La alineación a la izquierda no es necesaria ponerla, si no se ha seleccionado anteriormente otra modalidad, porque es la que define el procesador por omisión.

MARGENES Y SANGRIA
Los márgenes son los espacios vacíos que quedan entre los extremos del papel y la zona reservada para la escritura. Cumplen una función estética, porque así esta establecido por los cánones de escrituras de documentos, y, a su vez una función practica, para que pueda leerse el texto cuando esos documentos se encuadernen, archiven, etc. Los tipos de márgenes que hay son: superior, inferior, derecho e izquierdo. Cuando se selecciona la opción preparar pagina del menú archivo aparece una ventana donde se pueden modificar los márgenes, tamaño de papel y diseño de pagina. Al marcar la pestaña márgenes, se visualizan los márgenes que existen en el documento y actuando sobre cada uno de ellos se puede modificar su valor.
Para poner el sangrado de la primera línea hay que tener en cuenta si se hace antes de escribir el texto o si se hace una vez que este este escrito. Si se define antes de escribir el texto el cursor se coloca automáticamente en el lugar definido, y así para todos los párrafos. Si se define después de estar escrito el texto, automáticamente se desplaza la primera línea tantos lugares como se hayan definido, independientemente de donde este situado el cursor en el párrafo. En ambos casos no es necesario pulsar la tecla de tabulacion para colocar el cursor en el lugar definido. El sangrado se hace a nivel de párrafo por lo que no es necesario seleccionar todo el párrafo.

ESPACIO INTERLINEAL
El espacio interlineal es el espacio en blanco que hay entre dos líneas escritas en un texto. Sirve para hacer legible el texto, ya que si no fuese así las letras se juntarían y no se podrían leer.
Para modificarlo hay que seleccionarlo y luego escoger en el menú formato la opción párrafo. Dentro del cuadro de dialogo que aparece hay que pulsar la pestaña de sangría y espacio y aparecerá un cuadro de dialogo que permite elegir uno de los siguientes interlineados: sencillos, 1.5 líneas, dobles, mínimos, exacto y múltiple. Una vez elegido el nuevo interlineado hay que pulsar el botón aceptación que aparece en dicho cuadro y las modificaciones se harán en forma inmediata.

JUSTIFICACION Y DIVISION DE PALABRAS
Al escribir el texto de la carta, cuando no había espacio suficiente para insertar una palabra completa, el procesador cambiaba dichas palabras a las siguientes líneas y reajusta el espaciado entre las palabras para ajustar el texto por la derecha. Sin embargo, los espacios entre palabras pueden ser más grandes de los deseados. Para evitar esto, el procesador ofrece la posibilidad de dividir la palabra que no cabe en una línea.
El procesador es capaz de hacer la división de palabras mediante un complejo diccionario de participación silábica y un conjunto de reglas ortográficas que lleva incorporado en el diccionario principal y/o el secundario.
Hay que tener en cuenta que para activar la división de palabras es necesario desactivar la opción no dividir con guiones, que se encuentra en la pestaña presentación a elegir párrafo en el menú formato, si esta opción esta desactivada, mientras se escribe la división de palabras será automática.

MOVER, COPIAR Y BORRAR
El procesador de textos dispone de opciones para poder mover, copiar y borrar bloques de textos fácilmente en el lugar correcto, sin necesidad de hacerlo manualmente, con ello conseguimos más rapidez en el proceso.
Los pasos que debemos seguir si queremos mover un bloque que se encuentra mal situado en el documento o bien queremos copiarlos para tenerlo duplicados, son los siguientes: primero se selecciona el párrafo a mover o copiar; después, si se mantiene el puntero sobre el texto seleccionado con el botón derecho del ratón pulsado, saldrá un menú con las tareas mas habituales que se realizan con los bloques seleccionados, entre las que esta cortar y copiar, elegiremos la que corresponda en cada caso. Cuando se utilizan estas funciones, el texto se ha cortado o copiado queda almacenado en el porta papeles, desde este puede incluirse en el lugar de documento que se desee.
Para borrar un bloque se selecciona el texto y luego se pulsa la tecla supr. del teclado.

CORRECTOR ORTOGRAFICO
Si una vez terminado el documento, o parte de este, queremos comprobar su ortografía para ver los posibles fallos cometidos, podremos acceder a esta opción pulsando directamente el botón de la barra de herramientas estándar o seleccionando la opción ortografía del menú herramienta.
PRESENTACION PRELIMINAR E IMPRIMIR
El procesador permite que se pueda comprobar el aspecto del documento antes de sacarlo de la impresora o guardarlo. Para obtener la presentación preliminar se elige justo esta opción en el menú archivo, o bien se selecciona el botón correspondiente de la barra de herramientas estándar.
Con el botón que tiene dibujada una lupa se puede aumentar la visión de la página y para volver al modo normal se selecciona cerrar, en la nueva barra de herramientas que aparece en presentación preliminar.
Cuando se selecciona la opción imprimir del menú archivo las opciones que presentan son las siguientes:
- Impresora: ofrece la posibilidad de elegir entre los tipos de impresoras que están instaladas; las que se va a utilizar en el caso en que haya varias.
- Opciones: se puede elegir el número de copias que se quieran sacar, invertir el orden por el que empieza a imprimir, elegir el modo borrador para economizar la tinta de la impresora, etc.
- Intervalo de paginas: permite imprimir todo el documento o bien seleccionar parte de el.
Por tanto para imprimir hay que seleccionar imprimir del menú de archivo, elegir las opciones deseadas, y pulsar aceptar.

GUARDAR Y RECUPERAR UN DOCUMENTO
Si se desea dejar almacenado un documento para posibles consultas o modificaciones posteriores debemos guardarlo. Dentro de la computadora, cada documento tiene un nombre que lo identifica. Este esta formado por des partes: el nombre propiamente dicho y la extensión; entre uno y otro se pone un punto para separarlo. El nombre puede tener un número de caracteres entre uno y ocho. La extensión se utiliza para identificar el tipo de documentos del que se trata y consta de tres caracteres.

OTROS COMANDOS MENOS FRECUENTES
La apariencia o presentación de un documento es fundamental.
Hemos visto hasta ahora algunas de las tareas mas frecuentes que podemos precisar para la elaboración de un documento de no mucha complejidad. Ahora bien, entendemos que cada persona puede tener unas necesidades especificas y lo que es muy utilizado por algunas, otras personas apenas lo utilizan; por ello debemos pensar en la generalidad.

ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA
Tantos los encabezados como los pies de pagina sirven para añadir información al documento. Se puede poner en ellos el titulo del documento, el titulo del capitulo, los códigos, las referencias, etc. Estos pueden ocupar una o varias e incluso se pueden poner diversos encabezados o pies de página en varias líneas, con distintos tipos de letra, con distintas alineaciones, etc.
Para escribir el texto correspondiente al pie de pagina se pueden utilizar los cursores o, con el ratón, usando la barra de desplazamiento vertical. Pero para hacer un desplazamiento rápido existe un botón que permite intercambiar la posición entre el encabezado y el pie de página, otro de los botones permite acceder al cuadro de dialogo preparar página, donde pulsando la pestaña diseño de página, se pueden seleccionar las siguientes opciones:
- encabezados o pies de pagina en todas las paginas, excepto en la primera o diferentes para pares e impares.
- En la selección que se quiera comenzar a poner el encabezado o pie. Para ellos se elige la opción empezar sección.
- La alineación vertical que puede adoptar el pie o bien el encabezado respeto al espacio que se les ha reservado.
- Insertar número de línea en el borde izquierdo de un documento. Esta opción aparece al seleccionar números de línea.

ESTILOS
Los distintos estilos son los diferentes conjuntos de características que pueden tener en común los diferentes textos, aunque sus contenidos sean muy diversos.
Los estilos que se crean quedan almacenados en unos documentos especiales denominados plantillas. Es importante tener distintas clases de plantillas para distintas clases de documentos, en las que se tendrán definidos unos estilos diferentes.
Una vez creado un estilo también se tiene la posibilidad de eliminarlo. Esto se consigue seleccionando el estilo a eliminar en estilos y, luego, pulsando eliminar.

TABULACIONES Y TABLAS
Las tabulaciones, normalmente, se utilizan para escribir listas con números, fechas, lugares, etc. De esta forma se consiguen poner dichos datos en forma de columnas.
No podemos confundir la utilidad de poner datos en forma de columna usando los tabuladores y la posibilidad de poner un texto en columna periodísticas. Para definir columnas se pulsa el botón columnas de la barra de herramientas de estándar. Arrastrando en sentido horizontal se puede elegir el número de columnas que se quieran insertar.
Una vez elegida la opción de insertar columnas en el documento, la reglase divide en tantas partes como columnas se hayan establecido. Esto permite que se puedan utilizar todas las posibilidades de la regla (márgenes, sangrías, tabuladores, etc.)

MARCOS Y TABLAS
Para mejorar un poco la estética se puede insertar un marco. Para hay que señalar la parte a la cual se quiere poner un marco. Luego se selecciona la opción marco del menú insertar y aparece un recuadro alrededor de la de la parte seleccionada con forma rayada.
Una vez que se haya elegido lo que se interesa, se pulsa aceptar.
Debemos distinguir entre el marco y una tabla. Una tabla es una zona enmarcada que organiza la información en filas y columnas.
Para crear una tabla, primero se sitúa el cursor en la posición del documento donde deba aparecer. Luego se elige la opción insertar tabla del menú tabla y se elige el numero de tablas y columnas que se quieran para la tabla.
Una vez creada la tabla se quiere añadir o quitar una fila o una columna; para no tener que volver a realizar la tabla el procesador ofrece la posibilidad de borrar toda la fila o columna. Lógicamente, primero debemos seleccionarla.

COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
En muchas ocasiones se necesita mandar el mismo documento a distintas personas. La combinación de correspondencia, es, pues, una aplicación del procesador para crear documentos personalizados la utilidad de esta funciona es que con escribir una sola vez un documento primario, por ejemplo, una carta modelo, se pueden obtener tantos documentos personalizados como nombres y direcciones de personas haya en una base de datos.
Para ello se necesitan dos archivos, uno que contenga el texto de documento modelo y otro que contengan los datos de las personas a las que queremos enviar esa carta.
En el documento modelo deberemos escribir todo lo que no se tengan que modificar en cada carta, además de dejar suficiente espacio para poner mas adelante los datos variables (registros) : el nombre, la dirección, el código postal y la provincia.
Una vez que tenemos escrito el documento modelo y creada la base de datos ya se tiene todo lo necesario. Solo falta crear cada carta en particular, constituyendo una correspondencia entre la carta modelo y los datos de cada persona. Esta correspondencia se logra pulsando el botón combinar en documento o combinar en impresora. En el primer caso, se genera un fichero con todas las cartas personalizadas y, en el segundo caso, la combinación de correspondencia se envía directamente a la impresora.

CREACION DE SOBRES Y ETIQUETAS
A la hora de mandar una correspondencia, los sobres y las etiquetas, son documentos personalizados. Se pueden escribir los datos de los destinatarios directamente en el sobre o se puede generar unos sobres o unas etiquetas con la dirección, que luego se pegaran en los sobres.
De nuevo necesitamos dos ficheros: el documento principal, que no va a ser el mismo, pues se incluye el cuerpo de la carta; y el fichero de datos, que si va a ser el anterior, ya que el sobre ira dirigido a las mismas personas que la carta modelo.
Una vez establecido el documento principal y pulsado el botón de aceptar aparece un cuadro de dialogo con dos pestañas, una para opciones para sobres y otra para opciones de impresión.

TEXTOS LLAMATIVOS
Los textos llamativos se utilizan para conseguir una buena presentación de una memoria, para realizar carteles vistosos, presentaciones, revistas, etc.

MACROS
En la realización de documentos existen algunas operaciones rutinarias que se repiten con frecuencia.
Para grabar un marco, lo primero es situar el cursor donde interesa comenzar la grabación.